مبانی موفقیت آژانس: ساده سازی عملیات برای رشد

چرا کتاب‌هایی مانند Traction، Scaling Up، و E-Myth را می‌خوانیم و هنوز برای پیاده‌سازی سیستم‌ها، تعریف فرآیندها و آموزش افراد در آژانس خود تلاش می‌کنیم؟

اینها متدولوژی های فوق العاده جامعی هستند. با این حال، آژانس‌های دیجیتال هنوز از ماه‌ها جشن یا قحطی، نتایج پروژه و جدول زمانی متناقض، کنترل کیفیت، بررسی‌ها و موارد دیگر رنج می‌برند. دلیلش این نیست که آنها در کاری که انجام می دهند عالی نیستند. من

این به این دلیل نیست که خدمات آنها ارزشی ندارد. این اغلب به این دلیل است که آنها سه عنصر مهم تحویل را شناسایی نکرده اند: چگونه، وقتی، و چرا.

پیچیده کردن فرآیندهای ما در مراحل اولیه می تواند منجر به شکست های زیادی در اجرای آنها شود. صاحبان مشاغل فرآیندهای خود را بیش از حد پیچیده می کنند، تمایلی به نوشتن چیزها ندارند و از این رو تنگناهای عملیاتی زیادی در شرکت وجود دارد.

توجه تقسیم شده و منابع محدود را به این موارد اضافه کنید، و آژانسی خواهید داشت که بیشتر وقت خود را صرف خاموش کردن آتش، واکنش به مسائل با مشتریان و ایجاد ذهنیت «بنیانگذار/مدیر خلاق/رهبر مشکل را برطرف می کند» می کند.

قبل از اینکه در مورد این که چقدر این همه ساده است صحبت کنیم، اجازه دهید ابتدا به ابتدا برگردیم.

وقتی شرکت‌هایمان را راه‌اندازی می‌کنیم، به ما می‌گویند عجله کنیم. او به شدت شتاب گرفت. به ما آموزش داده شده است که برای ایجاد انگیزه، بستن قراردادها، استخدام افراد و مدیریت پروژه ها تلاش زیادی لازم است. این همه درست است. کارهای زیادی برای راه اندازی یک کسب و کار انجام می شود.

چالش این است که همه ما این عادت را به کار می گیریم که شمع را در دو انتها و وسط به منظور رشد یک کسب و کار بسوزانیم. ما این عادت را زمانی به مرحله بعدی رشد می‌بریم که کسب‌وکارمان نیاز دارد… درست برعکس.

در کتاب مایک میکالوویتز، اول سود، او با اصرار خواننده برای درک و پذیرش حقیقت اساسی شروع می کند: تجارت ما یک هیولای پول خوار است. حقیقت این است که کار ما نیز یک هیولای وقت گیر است. و تنها زمانی متوجه می شویم که تا زمانی که به تغذیه آن با زمان و منابع خود ادامه دهیم، همه چیز را می بلعد و چیزی در جیب شما باقی نمی گذارد و باعث سردرگمی زیادی در مورد اینکه چرا نمی توانید رشد کنید.

حقیقت این است که مشکلات مالی در مقایسه با مشکلات عملیاتی آسان است. همه جا پول شما می توانید به راحتی وام بگیرید یا با ارائه ارزش درآمد بیشتری کسب کنید. چیزی که سخت تر است گرفتن آن پول و ایجاد سیستم هایی است که سودآوری تولید کنند. سطح بعدی گرفتن آن پول، کسب سود و داشتن آزادی زمانی است.

در کتاب پرفروش خود، روش ساباتیک، به مالکان آموزش می‌دهم که چگونه اساساً زمانی را که صرف شرکتشان می‌کنند کاهش دهند، همه این کارها را انجام دهند، و چگونه می‌توانند با حرفه‌ای کردن عملیات‌های خود، در هزینه، زمان و سردرد مالکان صرفه‌جویی کنند.

بخش سخت داشتن یک آژانس دیجیتال این است که احتمالاً کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید زیرا در کاری عالی بوده اید. ایجاد وب سایت، ایجاد استراتژی های سئو یا اجرای کمپین های رسانه ای پولی. و سپس به اداره یک شرکت رسیدید. اینها دو چیز بسیار متفاوت هستند.

چگونه از مسیر خود خارج شوید و ساختارهای ساده ای برای آژانس خود ایجاد کنید…

1. کمتر شروع به کار کنید

من می دانم که این واقعاً بی پروا و غیر منطقی به نظر می رسد، اما دیده ام که برای مشتریان و همکارانش معجزه می کند. من اغلب می گویم که شما نمی توانید برچسب را از داخل بطری ببینید و در مورد چیزهایی مانند برنامه ریزی، چشم انداز، هدایت و ایجاد فرآیندها، بیانیه درست تری پیدا نکرده ام.

مالکانی که در علف‌های هرز کسب‌وکار خود می‌مانند در حالی که سعی می‌کنند سازه بسازند، مانند شکارچیانی در جنگل هستند که با چاقو هک می‌کنند و با دست‌های واقعاً دردناک به جایی نمی‌رسند. در عوض، روز کاری خود را مشخص کنید، مرزهای نامزدی خود را ایجاد کنید و آخر هفته ها و شب ها کار نکنید و برای حل مشکلات از روی سر مردم بپرید.

این به شما کمک می کند تا دیدگاه دیگری در مورد شرکت خود پیدا کنید و تیم شما می تواند در این مدت کمی استقلال ایجاد کند.

2. تسلط بر هنر انتقال دانش

دو راه برای انتقال دانش به دیگران وجود دارد: کارآموزی و نوشتن چیزی. کارآموزی به عنوان یک رابطه مادام العمر آغاز شد، اغلب با دانشی که فقط یک نفر در اختیار داشت که می توانست راه شما را ادامه دهد.

نوشتن مطالب (قبل از چاپخانه) محدود به کسانی بود که صفحات را در دست داشتند.

ما خوشبختانه امروز راه های زیادی برای انتقال دانش به تیم خود داریم. ایجاد زودهنگام این عادت می تواند یک شرکت را از تکیه بر هر کسی که مجموعه ای از “چگونه” و “چه زمانی” در ذهن خود دارد نجات دهد.

در حالی که مقداری از روز خود را اختصاص می دهید، هنگام پاسخ دادن به سؤالات، شروع به نوشتن مطالب و ضبط صفحه نمایش خود کنید (از ابزاری مانند loom.com استفاده کنید).

این آموخته ها را در پایگاه دانش شرکت، مکانی مرکزی برای منابع شرکت، ثبت کنید. برخی از مقیاس پذیرترین و قابل فروش ترین شرکت هایی که تا به حال با آنها کار کرده ام این عادت را داشته اند.

3. فرآیندهای خود را تعریف کنید

تکیه دادن هیچ ابزار یا نرم افزار فانتزی نمی تواند شرکت شما را نجات دهد. هر تیمی که با آنها کار کرده‌ام و با ابزار مدیریت پروژه ناقص به سراغ من آمده‌اند، از تعریف نکردن فرآیند خود در ابتدا آسیب زیادی دیده‌اند. انجام این کار آسان نیست، اما می تواند ساده باشد.

چیزی که بیشتر تیم ها را عقب نگه می دارد، تصمیم گیری ساده است. اگر بتوانید تصمیم بگیرید که چگونه کاری را انجام دهید، چه زمانی آن را انجام دهید و چرا به این شکل اتفاق می افتد، قبلاً برنده شده اید. من دقیقا می دانم که به چه چیزی فکر می کنید: روند ما همیشه تغییر می کند، به ازای هر مشتری، در هر تعامل و غیره. این خوب است.

کسب و کارهای کوچک باید همیشه راه های بهتر و کارآمدتری برای انجام کارها پیدا کنند. توسعه عملیات خود و تلاش برای تعمیر و نگهداری برای دقیق و به روز نگه داشتن آنها راه نجاتی در دریاهای متلاطم خواهد بود. زمانی که نمایندگی مشغول شد، می‌توانید به آن بچسبید.

“من خیلی سرم شلوغ است، چگونه می توانم کمتر کار کنم و برای آن وقت بگذارم؟”

شما نمی توانید این کار را انجام ندهید. سوزاندن شمع در دو انتها و وسط در نهایت به هر طریقی به شمع می رسد. خواه فرسودگی شغلی باشد، مشتریانی که از آنجا دور می‌شوند، یکی از اعضای تیم را ترک می‌کند یا یک صورت‌حساب مالیاتی غیرمنتظره بزرگ.

من همه داستان ها را شنیده ام و همه آنها بد هستند. راه اندازی یک کسب و کار آسان تر از همیشه و حفظ آن سخت تر از همیشه است. این کار ممکن است هیجان انگیز نباشد، اما به ما آزادی می دهد که در زمان راه اندازی شرکت هایمان آرزویش را داشتیم.

کوچک و ساده شروع کنید و تماشا کنید که شرکت شما قابل پیش بینی تر و تیم شما کارآمدتر می شود.